نشریه درون سازمانی ابزار تنظیم افكار عمومی سازمان

اشاره:
یكی از كاركردهای مهم و ارزنده روابط عمومی ها موضوع تنظیم افكار عمومی داخل سازمان و با توجه به مخاطبان درون سازمانی است. به طوری كه نیمی از وظایف یك روابط عمومی بویژه روابط عمومی هایی كه در مجموعه های بزرگ و پرتعداد نیروی انسانی مشغول فعالیت هستند را تنظیم ارتباطات درون سازمانی تشكیل می دهد. به گفته بسیاری از صاحبنظران رمز موفقیت هر دستگاه در حوزه ماموریت های خارج از سازمان نیز توجه دقیق و با برنامه به موضوعات درون سازمان و جلب تفاهم و پشتیبانی مخاطبان درون سازمانی است. و روابط عمومی ها برایرسیدن به این هدف و سایر اهداف ارتباطی خود چاره ای جز استفاده مطلوب و منطقی از ابزارها و فنونی نظیر نشریه ندارند. اگر نگاهی به تاریخچه افكار عمومی بیاندازیم مشاهده می شود كه 3 عامل مطبوعات، به منزله جولانگاه مباحثات، كلام چاپ شده به عنوان وسیله متقاعدسازی و مردان ادب ، در نقش سیاستمداران حوزه عمومی جدیدی ایجاد كردند كه چارلز كولی ان را یك محصول مبتنی بر ارتباط و تاثیر متقابل می داند. در تشكیل حوزه افكار عمومی و گسترش حوزه عمومی نقش رسانه های مكتوب بویژه روزنامه هایی نظیر تاتلر، اسپكتاتور و گاردین نقش بی بدیل و ارزنده ای بوده است و تا دوره دوم حیات افكار عمومی 1944 كه نقش رسانه هایی نظیر رادیو ، سینما و بعدها تلویزیون بسیار پررنگ شد تمامی نظریات ارتباطی و تعریف افكار عمومی و حتی روابط عمومی تابع استفاده درست كردن از رسانه ای مكتوب تلقی می شد. نكته دیگر آنكه استفاده از فنون انتشاراتی چه در حوزه درون سازمانی، و چه در حوزه برون سازمانی روابط عمومی ها را كه تا سال 1920 به عنوان دفاتر مطبوعاتی می شناختند رو به تكامل نهاد و موجب شد تا دفاتر مطبوعاتی یا همان
روابط عمومی های نخستین به دفاتر مطبوعاتی و انتشاراتی تغییر نام یابند. فنون انتشارات به سبب دارا بودن برخی از ویژگی ها نظیر ماندگار بودن ، مستند بودن، قابلیت مراجعه، آرشیو و تداوم و.... قابلیت هدف قراردادن گروه های مخاطبین درون و برون سازمان توانست رسانه ها و ابزار مناسبی در جهت تنظیم روابط بین سازمان و مخاطبان در اختیار روابط عمومی ها قرار دهد.

تاریخچه نشریات درون سازمان:
هرچند كه انتشار نخستین نشریه درون سازمانی در سال 1840 در یك كمپانی انگلیس صورت گرفت كه وظیفه تنظیم روابط با كارمندان، جامعه، وسایل ارتباط جمعی و... را برعهده داشت اما سابقه استفاده عمومی از رسانه های درون سازمانی به دوره دوم حیات روابط عمومی ها كه استفاده از تكنیك ها و فنون انتشارات به دفاتر مطبوعاتی كه نخستین واحدهای روابط عمومی بودند، اضافه شد. رسانه های درون سازمانی در ابتدا به 2 كاركرد اصلی و مهم رسانه یعنی اطلاع رسانی و آموزش توجه داشتند. از 1920 به بعد گفت و گو های حرفه ای و تجاری و فن اقناع و تبلیغ شفاهی یكی دیگر از شا خه های فهمی ارتباطات صنعتی بود كه در خدمت برنامه های ارتباطی درون سازمانی قرار گرفت. این تكنیك به ویژه به خاطر نوشته های دیل كارنگی و دوره های آموزشی ارایه شده توسط وی مورد حمایت و تشویق قرار گرفت و بر این مبنا سازمان های تجاری میان اثر بخش مدیریت و مهارتهای ارتباطی نوعی پیوند برقرار كردند. كانال های ارتباطات یا رسانه های درون سازمانی علاوه بر محتوای ارتباطات، تجزیه و تحلیل شبكه ارتباطات رییس و مرئوس جزو حوزه های سنتی تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی شناخته می شد. تحقیقات مربوط به كانال های ارتباطات به جریان اطلاعات به عنوان یك امر مرتبط با ساختار بعد از سال 1940 صورت گرفت. از این سال به بعد با توجه به نظریات جدید درحوزه ارتباطات و تحول روابط عمومی ها و حركت به سوی روابط عمومی نوین توجه به نظام دو سویه همسنگ توجه بیشتر به روابط عمومی نوین بویژه درحوزه درون سازمان مورد توجه قرار گرفت.

نشریه درون سازمانی و تحقق اهداف ارتباطی سازمان:
یكی از وظایف مدیریت سازمان كه روابط عمومی در تعریف حرفه ای و آرمانی خود بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، موضوع برقراری ارتباطات در داخل سازمان و مدیریت ارتباطات درون سازمانی است. و واحد روابط عمومی در هر سازمان مهمترین و بیشترین نقش را در تحقق وظیفه مذكور به عهده دارد. یكی از مهمترین و بهترین ابزارهای تحقق این وظیفه نشریات درون سازمانی چه به صورت الكترونیكی و چه به صورت مكتوب است. نشریات و سایر ابزارها و فنون اطلاع رسانی درون سازمانی یا به صورت عمودی در طول سلسله مراتب و یا ممكن است به طور افقی در سازمان و در امتداد جریان كار گسترش یابد. در هر مورد مقصود مطلع كردن زیر دستان از انتظارات مدیریت برای تحقق اهداف سازمان است و از طرف دیگر مسیر باز خورد هم به عنوان جریان ارتباطی رو به بالا است كه مدیر را از عملكرد زیر دستان و هر مشكل كه ممكن است رخ دهد آگاه می كند. چنین بازخوردی مرتبط با كاركرد كنترل مدیریت است و باید تاكید شود كه هر دو نوع ارتباطات برای مدیر مهم است و موفقیت او و سازمانبه هر 2 نوع بستگی دارد.

عوامل سازمانی:
عوامل سازمانی كه در حقیقت اجزای سازمان هستند در شكل دهی و حركت سازمان نقش دارند و ماهیت سازمان مورد نظر را برای ما ترسیم می كنند. مهمترین این عوامل عبارتند از:
نیروی انسانی، ساختار سازمانی، قوانین و مقررات حاكم بر سازمان، ابزار و امكانات، روش ها و سیستم ها و فرهنگ سازمانی.
این عوامل می توانند با حركت در جهت موافق اهداف قوتها را رقم بزنند و یا بر عكس ضعف ها را پدید آورند. با توجه به این فرصت ها و تهدید ها ونیز فرصت ها و ضعف ها ست كه مدیران قادر خواهند بود، راهبردها و خط مشی های خود را به منصه ظهور رسانند. مدیران در تصمیم گیری های بهینه خود نیاز به اطمینان از محیط دارند. و نشریات درون سازمانی با به حركت در آوردن اطلاعات در مجموعه سازمان و كاهش دادن فضاهای غیر رسمی ارتباطات درون سازمانی و تبادل دقیق و مناسب اطلاعات آرامش لازم را به فضای سازمان داده و عوامل محیطی را تنظیم می كند. عوامل محیطی و رویدادهای حاكم بر آنها ابعاد گوناگونی دارند. مثلاً اینكهمحیط مورد نظر پایدار بوده یا ناپایدار و اطلاعات حاصله چگونه آنها را تعبیر می كند. از سوی دیگر این محیط می تواند ساده یا پیچیده باشد. پیچیدگی محیط در واقع نشان دهنده ناهمگون بودن عوامل محیطی یا خارج از سازمان است كه با فعالیت سازمان ارتباط پیدا می كند. میزان اطمینان یا عدم اطمینان در محیط بستگی مستقیم با اطلاعات موجود در محیط دارد. به هر میزان كه اطلاعات موجود در محیط بیشتر باشد میزان تردید كمتر و تصمیم گیری
مطمئن تر و آسان تر خواهد بود و هر اندازه كه اطلاعات در محیط كمتر باشد میزان تردید بیشتر و تصمیم گیری دشوارتر خواهد بود. از این رو سازمان و مدیریت آن تلاش می كنند كه اطلاعات صحیح و قابل اعتماد بیشتری درباره محیط های مختلف خود كه به صورت لایه به لایه آن را احاطه كرده اند به دست آورند. و اطلاعات مورد نیاز كاركنان سازمان را برای همراهی در تصمیمات مدیریت و اهداف سازمان در اختیار آنان قرار دهند. تحقیقات نشان می دهد كه كاركنان نسبت به آگاهی از طرح های سازمانی و اجرای آنها و سایر موضوعات مربوط به شغل خود علاقه نشان می دهند و از این رو است كه دست اندركاران این نشریات ملزم به رعایت نیازها و علایق خوانندگان خود هستند چه آنهایی كه خود را حامی خوانندگان می دانند و چه آن هایی كه در خدمت مدیران
می باشند. در برخی از سازمان ها همكاری مدیریت رو به بالا برای پاسخگویی به سوالات و بررسی تحقیقات، مطالعات و اجرای آن ها به دلیل كمبود زمان كافی به سختی صورت می گیرد و با موانعی روبروست. اما این هنر نشریات داخلی سازمان ها و شركت هاست كه بتوانند پاسخی برای حل این موانع و مشكلات بیابند و با طراحی مكانیزم های عملی ارتباط دو سویه و مؤثری را بین مدیران و كاركنان به وجود آورند.

نكات مورد توجه در انتشار نشریه درون سازمانی:
عوامل موفقیت نشریات درون سازمانی توجه به اهداف، مخاطبان، ترتیب انتشار، عنوان و محتوی است.
1- اهداف:
مهمترین اهدافی كه برای انتشار یك نشریه درون سازمانی در سطح سازمان متصور است ، افزایش آگاهی، ایجاد حس مشاركت و همدلی، ایجاد شناخت برای مخاطبان خاص برون سازمان از سازمان، جلب اعتماد عمومی، فرهنگ سازی، ارتباط باخانواده ها، ایجاد نشاط می باشد.
2- مخاطبان:
در حوزه مخاطبان كه بی تردید مهمترین متغیر در مجموعه فرایند ارتباطات است توجه به جنسیت، سن، سطح تحصیلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، وضعیت تاهل، طبقه بندی مشاغل وتعداد افراد تحت پوشش سازمان می باید در برنامه ریزی های ارتباطی یك نشریه درون سازمانی مورد توجه تولید كنندگان قرار گیرد.
3- محتوی:
در حوزه محتوی توجه نشریه به نیازهای كاركنان و عدم اعمال نظرات یك طرفه به نفع مدیریت، صحت اخبار ومطالب منتشر شده، پوشش دقیق همه افراد سازمان، توجه دقیق به ساده نویسی، توجه به ارزش خبری تازگی و دوری از ارزش خبری شهرت و شهرت گرایی، توجه جدی به باز خورد مستمر.
4- اطلاع یابی:
به دست آوردن اطلاعات مربوط به پراكندگی مخاطبان، پراكندگی جغرافیایی سازمان، سطح تحصیلات كاركنان،میزان علاقه مندی به رسانه های مكتوب از سوی كاركنان، حجم رویدادها و اخبار سازمان، تعداد پرسنل و وضعیت و توانایی پرسنل روابط عمومی.


منابع:
1- نظریه های ارتباطات سازمانی- دكتر علی اكبر فرهنگی- نشر رسا
2- روابط عمومی در چهارده گفتار – مقاله نقش روابط عمومی در بهینه سازی تصمیم گیری های سازمانی- دكتر علی اكبر فرهنگی
3- فنون روابط عموی- تهیه و جمع آوری- مهدی باقریان- انتشارات كارگزار روابط عمومی